सबस्टेशनों को निम्नलिखित तकनीकी फाइलें स्थापित करनी चाहिए।
(1) उपकरण निर्माताओं के उपयोग के लिए निर्देश;
(2) विद्युत उपकरणों के कारखाने परीक्षण रिकॉर्ड;
(3) स्थापना और हैंडओवर पर प्रासंगिक जानकारी;
(4) सुधार, प्रमुख और मामूली मरम्मत निर्माण रिकॉर्ड और विद्युत उपकरणों के निर्माण रिपोर्ट;
(5) वर्षों में प्रमुख मरम्मत और विद्युत उपकरणों के नियमित निवारक निर्माण पर रिपोर्ट;
(6) विद्युत उपकरणों की दुर्घटनाओं, बाधाओं और संचालन विश्लेषण पर विशेष रिपोर्ट;
(7) गंभीर दोषों के रिकॉर्ड, उपकरण परिवर्तन और विद्युत उपकरणों के संशोधन।